Fiscalização

Digitalizar documento de SST é permitido — e vem com cinco atributos que precisam ser garantidos ao longo do tempo

A NR-1 admite documento nato digital e digitalização do documento físico. O que ela exige em troca é a preservação verificável, e há prazos de guarda de vinte anos em mais de um lugar.

29/08/2026·4 min de leitura·NR-1 · NR-7

A pergunta chega junto com a decisão de eliminar o arquivo físico: posso guardar tudo em PDF? A NR-1 responde que sim — e a resposta vem com condições que raramente são lidas até o fim.

Três permissões

O item 1.6.2 admite que os documentos previstos nas NR sejam emitidos e armazenados em meio digital com certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil.

O item 1.6.3 admite que documentos físicos assinados manualmente — inclusive os anteriores à vigência da NR — sejam arquivados em meio digital, pelo período exigido pela legislação própria, mediante processo de digitalização conforme disposto em lei.

E o subitem 1.6.3.1 condiciona esse processo: ele deve manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com emprego de certificado no âmbito da ICP-Brasil.

Os originais nem sempre podem ser descartados

O subitem 1.6.3.2 determina que os empregadores que optarem pela guarda digital mantenham os originais conforme previsão em lei. A NR não resolve isso sozinha: ela remete. Antes de eliminar papel, é a legislação específica de cada documento que decide.

Os cinco atributos do item 1.6.4

O empregador deve garantir a preservação de todos os documentos nato digitais ou digitalizados por meio de procedimentos e tecnologias que permitam verificar, a qualquer tempo, sua validade jurídica em todo o território nacional, garantindo permanentemente:

autenticidade — é possível saber quem produziu;
integridade — é possível saber que não foi alterado;
disponibilidade — é possível recuperar quando preciso;
rastreabilidade e irretratabilidade — a cadeia do documento é reconstituível;
privacidade e interoperabilidade — o acesso é controlado e o formato é legível por outros sistemas.

A expressão que dá o tamanho da obrigação é a qualquer tempo. Ela não convive bem com formato proprietário, com sistema descontinuado nem com backup que ninguém testou restaurar.

Os prazos que tornam isso difícil

Documento	Prazo	Item
Histórico de atualizações do inventário	20 anos	NR-1, 1.5.7.3.3.1
Prontuário médico	20 anos após o desligamento	NR-7, 7.6.1.1
Prontuário eletrônico	Conforme exigências do CFM	NR-7, 7.6.1.3

Vinte anos é mais do que a vida útil da maioria dos sistemas de gestão. É por isso que a obrigação do 1.6.4 é sobre procedimentos e tecnologias, e não sobre um software específico.

A informação digital como condição de dispensa

Vale lembrar que declarar informação digital não é só uma modernização: nos itens 1.8.4 e 1.8.6, ela é uma das condições para as dispensas de PGR e de PCMSO. Quem não declara não preenche a condição.

O teste que quase ninguém faz

Peça um ASO de dez anos atrás e verifique se é possível demonstrar autenticidade e integridade dele hoje. Se a resposta for "está no servidor", falta o atributo — arquivo existente não é o mesmo que documento com validade jurídica verificável.

Fontes

NR-1 — Disposições gerais e gerenciamento de riscos ocupacionais. Itens 1.5.7.3.3.1, 1.6.1, 1.6.2, 1.6.3, 1.6.3.1, 1.6.3.2, 1.6.4, 1.8.4 e 1.8.6
NR-7 — Programa de controle médico de saúde ocupacional. Itens 7.6.1.1 e 7.6.1.3 — guarda e prontuário eletrônico

A norma vigente e sempre a publicada pelo Ministerio do Trabalho e Emprego. Este texto comenta a exigencia — nao a substitui, e nao vale como parecer para caso concreto.