A ficha com dados de segurança precisa estar ao alcance de quem usa o produto — não só arquivada

Sim. E a norma não diz apenas "manter a ficha": diz que a organização precisa assegurar o acesso dos trabalhadores a ela. A diferença parece pequena e muda o que se verifica numa inspeção — deixa de ser "a empresa tem a ficha?" e passa a ser "quem usa o produto consegue chegar nela?".

Três pedaços da frase decidem a prática. O verbo é assegurar, que pede resultado, e não só oferta. O acesso é dos trabalhadores, e não do técnico de segurança ou do almoxarife. E o alcance é o dos produtos que eles utilizam no local de trabalho — a ficha precisa acompanhar o produto até onde ele é usado.

quem produz a ficha e quem garante o acesso

A divisão de papéis é clara. Quem põe o produto no mercado elabora a ficha e a torna disponível. Quem compra e usa não escreve a ficha — exige a ficha do fornecedor, confere que é do produto exato e garante que ela chegue a quem trabalha. O item 26.4.3.3 estende a exigência de ficha ao produto que não é classificado como perigoso, mas cujo uso previsto gera risco: um produto "suave" usado aquecido ou pulverizado pode estar nesse caso.

onde a ficha fica, segundo as normas setoriais

A NR-26 não diz em que lugar a ficha deve estar. Três normas setoriais dizem, e juntas mostram o que "acesso" quer dizer na prática:

• Serviços de saúde: a NR-32 exige, para os produtos que impliquem risco, uma ficha descritiva com características, riscos, proteção, estocagem e emergência — e manda que uma cópia dela seja mantida nos locais onde o produto é utilizado (32.3.4.1.2).
• Plataformas de petróleo: a NR-37 manda manter disponível aos trabalhadores e a seus representantes a relação atualizada das substâncias perigosas a bordo e as fichas respectivas (37.21.10) — e manter as fichas também no compartimento onde as substâncias estão.
• Canteiro de obra: a NR-18 manda que os locais de armazenamento de materiais tóxicos, corrosivos, inflamáveis ou explosivos disponham da ficha (18.16.5, alínea "c").

O padrão comum é o mesmo nos três casos: a ficha acompanha o produto. Fica onde ele é guardado e onde ele é usado, e não só na pasta do escritório. Fora desses setores, esse é o jeito mais seguro de demonstrar que o acesso do item 26.5.1 foi assegurado.

papel, tablet ou código na parede

A NR-26 não escolhe o meio: não fala em papel, em arquivo eletrônico nem em prazo de revisão da ficha. O que ela fixa é o resultado — acesso de quem usa, no local de trabalho. Por isso, um sistema eletrônico serve se funcionar ali: sem depender de senha que só o técnico tem, sem depender de computador que fica em outra sala, com a ficha do produto exato e na revisão que o fornecedor mandou por último. Se a rede cai e ninguém chega à ficha, o acesso deixou de estar assegurado naquele momento.

acesso não é treinamento

Deixar a ficha ao alcance é uma obrigação; ensinar a lê-la é outra. O item 26.5.2 manda treinar os trabalhadores para compreender a rotulagem e a ficha e sobre os perigos, os riscos, as medidas preventivas e a atuação em emergência com o produto. E a NR-01, no item 1.4.1, alínea "b", manda informar aos trabalhadores os riscos existentes e as medidas adotadas. A ficha ao alcance é o que permite as duas coisas; não substitui nenhuma delas.