Saúde

Vinte anos após o desligamento — e uma transferência formal quando o médico muda

O prontuário é do empregado, fica sob responsabilidade do médico e é mantido pela organização por vinte anos. Na troca de responsável, a norma exige transferência formal ao sucessor — e prevê o que fazer quando ela não acontece.

29/08/2026·4 min de leitura·NR-7 · NR-1

Trocar o médico responsável pelo PCMSO é rotina: o contrato muda, o prestador muda, a clínica muda. O que quase nunca é rotina é o que a NR-7 exige que aconteça com os prontuários nessa troca.

De quem é o prontuário, afinal

O item 7.6.1 separa três papéis que costumam se confundir. Os dados dos exames clínicos e complementares são registrados em prontuário médico individual, sob a responsabilidade do médico responsável pelo PCMSO — ou do médico que realizou o exame, quando a organização estiver dispensada de PCMSO.

E o subitem 7.6.1.1 atribui a guarda a um terceiro: o prontuário deve ser mantido pela organização, no mínimo, por vinte anos após o desligamento do empregado, salvo previsão diversa nos anexos da norma.

Vinte anos após o desligamento, não após o exame

A contagem começa na saída do empregado, não na data do exame. Para quem passou dez anos na empresa, o exame admissional precisa sobreviver trinta anos. É uma obrigação de arquivo que quase nenhum sistema de gestão foi desenhado para cumprir.

A transferência ao sucessor

O subitem 7.6.1.2 é curto e raramente cumprido: em caso de substituição do médico responsável pelo PCMSO, a organização deve garantir que os prontuários médicos sejam formalmente transferidos para seu sucessor.

A obrigação é da organização, não do médico que sai nem do que entra. E o advérbio importa: formalmente. Sem registro da transferência, não há como demonstrar que ela ocorreu — e é a organização que responde.

O que acontece quando a transferência falha

A norma previu o caso. O item 7.6.3 manda que o médico considere, na elaboração do relatório analítico, os dados dos prontuários a ele transferidos. E o 7.6.4 determina que, se ele não recebeu os prontuários, ou considera as informações insuficientes, deve informar o ocorrido no relatório analítico.

Ou seja: a falha não some. Ela é registrada no documento anual do programa, por exigência expressa — e fica lá, datada, para quem for ler depois.

Prontuário eletrônico

O subitem 7.6.1.3 admite prontuário em meio eletrônico, desde que atendidas as exigências do Conselho Federal de Medicina. A NR-7 não define essas exigências: ela remete. Quem digitaliza precisa conferir a regra do conselho, não a da norma.

Vale lembrar que a NR-1, no item 1.6.2, admite emissão e armazenamento de documentos das NR em meio digital com certificado no âmbito da ICP-Brasil, e no 1.6.4 exige que o empregador garanta autenticidade, integridade, disponibilidade e rastreabilidade ao longo do tempo. Guardar vinte anos é fácil; guardar vinte anos de forma verificável é o requisito real.

A pergunta que resolve uma auditoria

Ao assumir um PCMSO novo, a primeira pergunta não é sobre riscos: é "onde estão os prontuários dos últimos vinte anos, e houve transferência formal do responsável anterior?". Se a resposta não existir, ela precisa constar do primeiro relatório analítico — por exigência do item 7.6.4, não por precaução.

PCMSO.Brasil

Assunção de PCMSO com conferência do acervo anterior e do que precisa ser registrado no primeiro relatório.

Conhecer

Fontes

NR-7 — Programa de controle médico de saúde ocupacional. Itens 7.6.1, 7.6.1.1, 7.6.1.2, 7.6.1.3, 7.6.3 e 7.6.4
NR-1 — Disposições gerais e gerenciamento de riscos ocupacionais. Itens 1.6.2 e 1.6.4 — documento digital e preservação verificável

A norma vigente e sempre a publicada pelo Ministerio do Trabalho e Emprego. Este texto comenta a exigencia — nao a substitui, e nao vale como parecer para caso concreto.