Vinte anos após o desligamento — e uma transferência formal quando o médico muda

Trocar o médico responsável pelo PCMSO é rotina: o contrato muda, o prestador muda, a clínica muda. O que quase nunca é rotina é o que a NR-7 exige que aconteça com os prontuários nessa troca.

De quem é o prontuário, afinal

O item 7.6.1 separa três papéis que costumam se confundir. Os dados dos exames clínicos e complementares são registrados em prontuário médico individual, sob a responsabilidade do médico responsável pelo PCMSO — ou do médico responsável pelo exame, conforme o caso. Em qualquer caso há um médico nominalmente responsável.

E o subitem 7.6.1.1 atribui a guarda a um terceiro: a organização.

Vinte anos é o mínimo geral: os anexos trazem exceções

A “previsão diversa constante nos Anexos” não é hipotética. O Anexo V alonga o prazo para quem foi exposto a substâncias químicas cancerígenas e a radiações ionizantes:

E o Anexo IV, das condições hiperbáricas, cria um prontuário próprio para quem trabalha sob ar comprimido:

Na prática, o prazo de guarda de cada prontuário depende do que consta no inventário de riscos daquele empregado. Um arquivo com regra única de vinte anos pode descartar cedo demais justamente os prontuários que a norma manda guardar por mais tempo.

A transferência ao sucessor

O subitem 7.6.1.2 é curto e raramente cumprido: em caso de substituição do médico responsável pelo PCMSO, a organização deve garantir que os prontuários médicos sejam formalmente transferidos para seu sucessor.

A obrigação é da organização, não do médico que sai nem do que entra. E o advérbio importa: formalmente. Sem registro da transferência, não há como demonstrar que ela ocorreu — e é a organização que responde.

O que acontece quando a transferência falha

A norma previu o caso. O item 7.6.3 manda que o médico considere, na elaboração do relatório analítico, os dados dos prontuários a ele transferidos. E o 7.6.4 determina que, se ele não recebeu os prontuários, ou considera as informações insuficientes, deve informar o ocorrido no relatório analítico.

Ou seja: a falha não some. Ela é registrada no documento anual do programa, por exigência expressa — e fica lá, datada, para quem for ler depois.

Prontuário eletrônico

O subitem 7.6.1.3 admite prontuário em meio eletrônico, desde que atendidas as exigências do Conselho Federal de Medicina. A NR-7 não define essas exigências: ela remete. Quem digitaliza precisa conferir a regra do conselho, não a da norma.

Vale lembrar que a NR-1, no item 1.6.2, admite emissão e armazenamento de documentos das NR em meio digital com certificado no âmbito da ICP-Brasil, e no 1.6.4 exige que o empregador garanta autenticidade, integridade, disponibilidade e rastreabilidade ao longo do tempo. Guardar vinte anos é fácil; guardar vinte anos de forma verificável é o requisito real.