A NR-1 fala em ICP-Brasil para emitir, armazenar e digitalizar — a assinatura do profissional responde a outro regime
São três exigências em três textos diferentes, e tratá-las como uma só é o que produz a pergunta errada sobre qual assinatura eletrônica vale em documento de SST.
A pergunta chega sempre no mesmo formato: "assinatura eletrônica simples vale no PGR?". Ela mistura três coisas que a NR-1 escreveu separadas, e a resposta muda conforme qual das três se está perguntando.
primeira camada: emitir e armazenar em meio digital
Os documentos previstos nas NR podem ser emitidos e armazenados em meio digital com certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), normatizada por lei específica.
Duas palavras merecem atenção. O verbo é podem: o item abre uma possibilidade, e o certificado ICP-Brasil é a condição pela qual ela se exerce. E os atos alcançados são emitir e armazenar — não "assinar". A distinção parece de detalhe e não é: o item governa o meio em que o documento nasce e é guardado.
segunda camada: transformar papel em digital
O processo de digitalização deve ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Este é outro cenário: o documento físico, assinado manualmente — inclusive os anteriores à vigência da NR — pode ser arquivado em meio digital, pelo período exigido pela legislação própria, mediante processo de digitalização conforme disposto em lei. O certificado aqui garante a fidelidade da conversão, e não a autoria do conteúdo. O subitem seguinte acrescenta que quem optar por essa guarda deve manter os originais conforme previsão em lei.
terceira camada: a assinatura do profissional
Nenhum dos dois itens acima trata de quem assina tecnicamente o documento. Essa camada não está no capítulo 1.6 da NR-1 — ela responde ao regime do conselho profissional correspondente. A NR-7 diz isso de forma expressa para o documento médico mais sensível do conjunto.
Podem ser utilizados prontuários médicos em meio eletrônico desde que atendidas as exigências do Conselho Federal de Medicina.
A norma de segurança e saúde não absorve a norma do conselho: remete a ela. É por isso que a pergunta "esta assinatura vale?" precisa ser feita duas vezes — uma para o meio do documento, que a NR-1 governa, e outra para a habilitação e a identificação do profissional, que o conselho governa.
O que fica em aberto, dito com todas as letras
Os itens 1.6.2 e 1.6.3.1 falam em emissão, armazenamento e digitalização. Eles não dizem, com essas palavras, que a assinatura do profissional precise ser ICP-Brasil, e esta página não afirma que dizem. Quem depender dessa resposta para um documento específico tem duas leituras a fazer, e não uma: o capítulo 1.6 da NR-1 e a resolução do conselho a que o profissional responde. Conteúdo que resolve isso numa frase está resolvendo por conveniência.
a camada que quase ninguém lembra: exibir
Fechada a discussão de assinatura, sobram dois deveres de resultado. O item 1.6.4 manda o empregador garantir a preservação de todos os documentos nato digitais ou digitalizados por meio de procedimentos e tecnologias que permitam verificar, a qualquer tempo, a validade jurídica em todo o território nacional — com autenticidade, integridade, disponibilidade, rastreabilidade, irretratabilidade, privacidade e interoperabilidade. E o item 1.6.5 manda garantir à Inspeção do Trabalho acesso amplo e irrestrito a tudo o que for digital.
Isso tem código de infração próprio
No quadro de classificação das infrações, os itens 1.6.1 e 1.6.4 dividem a linha do código 101084-0, com gradação 2 e tipo S. O subitem 1.6.5.1, que trata dos meios de acesso para os trabalhadores e seus representantes, tem o código 101085-9, também gradação 2 e tipo S. Guarda digital mal resolvida não é assunto apenas de organização interna.
Fontes
- NR-1 — Disposições gerais e gerenciamento de riscos ocupacionais. Itens 1.6.2, 1.6.3 e subitem 1.6.3.1 — meio digital e digitalização
- NR-1 — Disposições gerais e gerenciamento de riscos ocupacionais. Itens 1.6.4 e 1.6.5 — preservação e acesso da Inspeção do Trabalho
- NR-7 — Programa de controle médico de saúde ocupacional. Subitem 7.6.1.3 — prontuário médico em meio eletrônico
A norma vigente e sempre a publicada pelo Ministerio do Trabalho e Emprego. Este texto comenta a exigencia — nao a substitui, e nao vale como parecer para caso concreto.
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