Os prazos de guarda do acervo de SST são contados do desligamento do trabalhador, não da vida da empresa

A pergunta aparece quando a operação acaba: fechou o CNPJ, e há caixas de prontuário, um PGR, um histórico de inventário e ninguém sabe a quem aquilo pertence. Vale começar pelo que os textos efetivamente dizem, porque a resposta está no marco de contagem dos prazos.

os prazos, e de onde cada um conta

A previsão diversa existe, e ela dobra o prazo para o grupo mais exposto.

o que os textos atribuem, e a quem

Os prazos acima são atribuídos à organização, e a régua deles é o desligamento do trabalhador. Um empregado desligado hoje, exposto a substância química cancerígena, tem quatro décadas de guarda pela frente — muito mais do que a vida média de uma operação. Essa é a assimetria que faz a pergunta aparecer.

As NR também dizem o que acontece quando muda o responsável técnico pelo acervo médico.

O verbo é transferir, e quem garante a transferência é a organização. O acervo não fica com quem saiu, e a norma trata a passagem como ato formal. Do lado do documento eletrônico, o item 1.6.4 da NR-1 manda garantir a preservação, com autenticidade, integridade, disponibilidade e rastreabilidade verificáveis a qualquer tempo — deveres que não têm data de validade ligada ao funcionamento do negócio.

o que esta apuração não encontrou, e por que isso importa

Nesta leitura do acervo das Normas Regulamentadoras não foi localizado dispositivo que trate especificamente do encerramento da pessoa jurídica e do destino do acervo de segurança e saúde. O que as NR fazem é fixar prazos e atribuí-los à organização; o que acontece com essa atribuição quando a organização se extingue é matéria que se resolve fora do texto das NR, na legislação sobre sucessão e sobre guarda de documentos, e no regime do conselho profissional quanto ao prontuário. Registrar a ausência é mais útil do que preencher a lacuna com uma frase confortável — e é o oposto de concluir qualquer coisa a partir do silêncio.

a conferência prática, antes de o assunto virar problema

• Levantar, por trabalhador desligado, qual é o prazo aplicável — o geral do subitem 7.6.1.1 ou o do Anexo V, quando houver exposição a substâncias químicas cancerígenas registrada no PGR.
• Verificar se as transferências formais de prontuário entre médicos responsáveis ocorreram e se estão documentadas, como manda o subitem 7.6.1.2.
• Conferir o histórico das atualizações do inventário de riscos, que tem prazo mínimo próprio no subitem 1.5.7.3.3.1 e costuma ser o primeiro a se perder em troca de sistema.
• Confirmar que o acervo digital atende ao item 1.6.4 da NR-1 — validade jurídica verificável a qualquer tempo, e não apenas arquivo legível.