Vinte anos contados de quando: o marco zero da guarda do prontuário é mais disputado do que o prazo

Discute-se muito o prazo de guarda do prontuario ocupacional e quase nada o marco de onde ele comeca a correr. E o marco e que decide, na pratica, se um documento pode ou nao ser descartado — porque prazo sem data de inicio nao vence nunca, e data de inicio errada faz vencer cedo demais.

a norma conta do desligamento

Tres consequencias saem desse marco, e as tres sao contraintuitivas.

• Enquanto o vinculo existir, o relogio nao anda. O prontuario de quem esta na empresa ha trinta anos nao tem nenhum ano de guarda cumprido — o prazo so comeca no desligamento. Descartar exame antigo de empregado ativo "porque ja passou de vinte anos" e um erro de leitura direto.
• O dever e da organizacao. O item atribui a guarda a organizacao, nao ao medico nem a clinica contratada. Trocar de prestador de servico nao transfere nem encerra esse dever.
• A recontratacao reinicia a contagem. Quem sai, volta e sai de novo tem o prazo contado do ultimo desligamento, que e o que existe como marco.

a NR-32 conta de outra coisa

Duas observacoes antes da comparacao. A primeira, de alcance: esse item esta no capitulo 32.4 da NR-32, o das radiacoes ionizantes — ele fala do trabalhador de instalacao radiativa, e nao de todo trabalhador de servico de saude. A segunda, de redacao: "termino de sua ocupacao" nao e sinonimo de desligamento, e a diferenca e verificavel no proprio texto, porque se fosse a mesma coisa a NR-32 teria repetido a palavra que a NR-07 usa. Ocupacao remete a atividade exercida — e uma atividade pode terminar sem que o contrato termine, quando ha mudanca de funcao, de setor ou de exposicao.

A mesma expressao aparece no item 32.4.8 com outra funcao que costuma passar batido: o prontuario deve ser mantido atualizado. A obrigacao nao e so de conservar o que existe; e de manter o registro em dia enquanto a ocupacao dura.

quem escreve no prontuario, e por que isso afeta a guarda

Ha, portanto, duas responsabilidades distintas sobre o mesmo documento: o registro e medico e a guarda e da organizacao. E daqui que nasce a confusao muito repetida de que "o prontuario e do medico, nao da empresa". Os dois itens convivem: o conteudo tecnico e responsabilidade profissional; a conservacao pelo prazo e obrigacao da organizacao.

o meio eletronico, e o segundo foro

Este item e a porta pela qual entra um conjunto de regras que nao esta na NR. Ao autorizar o prontuario eletronico condicionado as exigencias do conselho, a norma reconhece que o medico responde em dois foros ao mesmo tempo: o trabalhista, pela NR-07, e o etico-profissional, pelas regras do conselho de medicina — que tem criterios proprios de guarda, de digitalizacao e de eliminacao de documento.

A regra do conselho nao e reproduzida aqui porque nao esta no acervo normativo usado nesta biblioteca, que trabalha com o texto das Normas Regulamentadoras. O ponto que interessa e anterior a ela e nao depende do seu conteudo: cumprir o prazo da NR nao encerra a responsabilidade do medico, e quem planeja arquivo olhando so para a NR-07 planejou metade do problema.

o que fazer com isso

• Indexe o arquivo por data de desligamento e por data de fim de exposicao. Sem os dois campos, nao ha como aplicar as duas reguas.
• Nao descarte prontuario de empregado ativo. O prazo nem comecou.
• Antes de trocar de prestador, garanta a transferencia formal dos prontuarios ao sucessor, como manda o item 7.6.1.2 — o arquivo que se perde na troca e o que costuma faltar vinte anos depois.
• Se o prontuario e eletronico, confira a regra do conselho de medicina junto com a da NR. Sao dois conjuntos de exigencias sobre o mesmo arquivo.