Por quanto tempo guardar o certificado de treinamento: a NR-01 não fixa prazo, mas outras normas fixam

A empresa vai liberar espaço no arquivo e encontra caixas de certificados de dez anos atrás, de gente que já saiu e de cursos que já foram refeitos. A dúvida é se pode descartar. A resposta começa por uma ausência: a norma geral de treinamento não diz.

o que a NR-01 diz, e o que ela não diz

O capítulo 1.7 manda arquivar uma cópia do certificado na organização (1.7.3) e consignar a capacitação nos documentos funcionais do empregado (1.7.4). Não fixa prazo. Lido inteiro, com o Anexo II e o glossário, o capítulo tem um único prazo de guarda, e ele é do curso a distância:

Repare no marco: não é a data do curso, é o fim da validade dele. Um curso com reciclagem bienal feito hoje obriga a guardar os logs por pelo menos quatro anos.

A falta de prazo no 1.7.3 não autoriza descartar a qualquer tempo. O item exige que a cópia esteja arquivada na organização; ela precisa existir, no mínimo, enquanto o treinamento que ela prova estiver produzindo efeito — enquanto o trabalhador exerce a atividade com base nele e enquanto a data dele conta a validade do seguinte.

os prazos que as normas escreveram

Algumas normas específicas fixaram prazo para a própria documentação, e os registros de treinamento estão dentro dela:

A documentação prevista na NR-35 inclui a capacitação e a autorização de cada trabalhador. Para a comissão interna, a NR-05 usa a mesma régua:

A leitura mais segura é que o registro do treinamento dos membros está nessa documentação. O prazo mais longo está na NR-32: o registro individual do trabalhador de instalação radiativa, que inclui as capacitações realizadas (32.4.7, alínea "g"), é conservado por trinta anos após o término da ocupação.

o prazo que a própria regra de treinamento cria

Mesmo onde nenhum número foi escrito, a NR-01 cria uma razão para guardar o certificado antigo enquanto o novo depender dele. Quando a organização aproveita conteúdo de treinamento anterior, a validade do novo considera a data do mais antigo (1.7.6.1.1). Na convalidação entre organizações, a regra é a mesma:

Se o certificado atual se apoia numa data antiga, descartar o registro antigo é descartar a prova da data que conta a validade. O mesmo vale para a sequência de reciclagens: é ela que mostra que o trabalhador nunca ficou com o treinamento vencido.

e o certificado de quem já saiu

O trabalhador que deixa a empresa leva a via dele (1.7.3). É com ela que a próxima organização pode avaliar o treinamento anterior e convalidá-lo ou complementá-lo, desde que o último treinamento esteja dentro do prazo da norma ou tenha menos de dois anos, quando a norma não fixa prazo (1.7.7.1, alínea "e"). Quando o ex-empregado perde a via e pede uma segunda, só consegue quem guardou a cópia. Por isso o arquivo não serve apenas à fiscalização: é também a memória que o próprio trabalhador vai procurar.

uma regra de guarda que funciona

• Durante todo o vínculo, guardar todos os certificados e registros do trabalhador. O item 1.7.4 já os coloca nos documentos funcionais, que acompanham o contrato.
• Depois do desligamento, adotar como piso comum os cinco anos que a NR-35 e a NR-05 escreveram, salvo prazo maior de norma específica, como os trinta anos da NR-32.
• Curso a distância: logs por dois anos contados do fim da validade do curso.
• Guardar o conjunto, não só o certificado: lista de presença, avaliação, material didático e currículo dos instrutores — a NR-12 manda apresentar esses documentos quando solicitados (12.16.5).
• Digitalizar com critério: o capítulo 1.6 da NR-01 permite guardar em meio digital, com as condições de integridade e autenticidade do 1.6.3 e seguintes.