Plano de ação do PGR: medida que já existe entra no plano?

Uma dúvida comum de quem monta o PGR pela primeira vez: o plano de ação é a lista do que a empresa ainda vai fazer, ou também registra o que ela já faz? Se a máquina já tem proteção fixa, a sala já tem exaustão e o treinamento já é dado, essas medidas ficam só no inventário, ou precisam aparecer de novo no plano? A resposta está nas próprias palavras do item que define o plano.

o que o item 1.5.5.2.1 diz

São três verbos, e o terceiro é o que costuma ser esquecido. Introduzir é a medida que não existe e passa a existir. Aprimorar é a que existe e não basta. Manter é a que existe, funciona e precisa continuar funcionando. O plano de ação, pelo texto, indica as três. Um plano que só lista o que é novo cobre dois dos três verbos.

por que a norma fala em manter: a classificação do risco

O próprio item remete ao 1.5.4.4.3, e é nele que a palavra "manutenção" aparece pela primeira vez, ligada ao resultado da avaliação:

A classificação não serve só para decidir o que falta. Serve também para identificar a necessidade de manutenção. Um risco que está em nível aceitável porque existe uma proteção coletiva depende dessa proteção continuar existindo. Retirar a medida do plano só porque ela já está instalada seria tratá-la como assunto encerrado, quando o risco classificado depende dela.

inventário e plano: quem registra o quê

Os dois documentos mínimos do PGR são o inventário de riscos e o plano de ação. A norma divide o trabalho entre eles de forma que se complementam:

O inventário diz o que existe hoje e qual é o risco depois dessa medida. O plano diz o que a organização se compromete a fazer daqui em diante, e isso inclui continuar a fazer o que já faz. Os dois se leem juntos: a linha do inventário com a medida implementada (alínea "f") aponta para a linha do plano em que ela aparece como "mantida".

o que muda quando a medida entra no plano como mantida

Uma medida mantida no plano ganha o que o item 1.5.5.2.2 exige de toda medida do plano: cronograma, responsáveis, formas de acompanhamento e aferição de resultados. Para a medida que já existe, o cronograma normalmente é recorrente e o resultado é a verificação de que ela continua de pé e eficaz.

A alínea "a" do acompanhamento fala justamente em continuidade da aplicação. A medida mantida é o caso típico: o que se verifica é se ela segue aplicada. Sem a linha no plano, ninguém é responsável por essa verificação, e a medida some da rotina sem que o documento registre o momento em que isso aconteceu.

Exemplos genéricos de linha "mantida" em uma marcenaria de médio porte, para ver a forma: exaustão localizada na lixadeira, com inspeção periódica do duto e do filtro, responsável pela manutenção, registro da inspeção como forma de acompanhamento; protetor fixo na serra circular, com verificação de que ele não foi removido, responsável pelo setor; informação aos trabalhadores sobre a medida. Nenhuma das três é novidade, as três continuam sendo obrigação de quem as adotou.

como montar o plano sem inflar a lista

• Agrupe por risco, não por medida. Uma linha por risco classificado, com as medidas introduzidas, aprimoradas e mantidas dele. O plano continua legível e a ligação com o inventário fica direta.
• Marque o verbo. Uma coluna "situação da medida" com as três palavras da norma. Quem lê vê de uma vez o que é novo e o que é continuidade.
• Dê prazo à medida mantida do jeito que ela é. Para o que já existe, o prazo é a periodicidade da verificação, não uma data de entrega.
• Revise a marca quando a verificação falhar. Se a inspeção mostrar que a medida mantida não funciona, ela vira "aprimorada", e o acompanhamento do 1.5.5.3.2.1 manda corrigir quando os dados indicarem ineficácia.

O cronograma, com responsáveis e aferição, está em o que o cronograma do plano de ação precisa conter. Para a forma de aferir o resultado, veja como a norma manda aferir o resultado da medida. E para não confundir este plano com o da comissão de prevenção de acidentes, o plano de trabalho da CIPA não é o plano de ação do PGR.