Inventário de riscos e prontuário: dois arquivos de vinte anos que nunca vencem juntos

Provar uma exposicao ocupacional dez ou vinte anos depois exige dois documentos que se completam: o que descreve o risco que existia no posto e o que descreve a saude de quem ocupava aquele posto. As duas normas mandam guardar por vinte anos. E, ainda assim, e comum que so um dos dois exista quando a prova e necessaria.

o arquivo do risco

Repare no objeto: o que se guarda por vinte anos e o historico das atualizacoes, e nao apenas a versao vigente. Isso e o oposto do habito de sobrescrever o arquivo do inventario a cada revisao. A versao atual prova o presente; so a serie de versoes prova o passado — que e exatamente o que se discute numa acao sobre exposicao pretérita.

Repare tambem na segunda parte: "ou pelo periodo estabelecido em normatizacao especifica". A NR-01 se subordina expressamente a prazos maiores fixados em outras normas. E uma clausula de compatibilidade — nao um teto.

o arquivo da saude

Mesmo numero, marco diferente. O prontuario conta a partir de um evento da pessoa: o desligamento. O historico do inventario conta a partir de um evento do documento: a atualizacao. Nao ha nenhum ponto em que os dois relogios estejam sincronizados.

a defasagem, em numeros

Um exemplo fecha a conta. Um trabalhador entra em 2010 num posto cujo inventario foi revisto naquele ano; sai em 2040. O prontuario dele fica guardado ate 2060, no minimo. A versao do inventario de 2010 — a unica que descreve o risco a que ele foi exposto no inicio — pode ser descartada em 2030, dez anos antes de ele sequer sair da empresa, e trinta antes de o prontuario vencer.

por que os dois arquivos sao, na verdade, um so sistema

O PCMSO nasce do inventario. O exame que foi feito, a periodicidade que foi adotada e o indicador biologico que foi escolhido derivam do que o inventario dizia naquela epoca. Sem a versao correspondente do inventario, o prontuario passa a ser um conjunto de exames sem justificativa visivel — e a pergunta "por que se fazia esse exame aqui?" fica sem resposta documental.

Este item, lido junto com a guarda, revela algo pouco explorado: o dialogo entre medico e PGR gera registro, e esse registro tem valor de prova. A reavaliacao conjunta de uma inconsistencia e um documento que amarra as duas series — e que, guardado, explica anos depois por que o programa medico mudou.

como alinhar os dois relogios sem violar nenhum dos dois

• Versione o inventario, nao o sobrescreva. Cada revisao vira um arquivo novo, datado, preservando o anterior — e o "historico das atualizacoes" deixa de ser uma abstracao.
• Guarde a versao do inventario que corresponde ao periodo de cada trabalhador, e nao apenas as vinte ultimas revisoes. Prazo minimo e piso.
• Registre no prontuario, ou no PCMSO, qual versao do inventario justificava o programa medico daquele ano. Um numero de versao resolve a ligacao entre os dois arquivos.
• Ao definir politica de retencao, adote o vencimento do documento mais longevo do conjunto. Como todos os prazos citados sao minimos, alongar nunca descumpre.