A planilha de exames periódicos não inventa prazo: ela copia o PCMSO e soma à data do último exame

Toda empresa com trabalhadores tem, em algum lugar, uma lista de quem precisa fazer exame e quando. Às vezes é um sistema, às vezes uma planilha, às vezes a agenda da clínica. A NR-07 não fala em planilha nem em vencimento — as duas palavras não aparecem no texto —, mas ela fixa as datas que essa lista precisa acompanhar. A planilha é a ferramenta; a regra está na norma e no PCMSO.

O ponto de partida é uma divisão de papéis. O médico responsável define quais exames cada função faz e com que intervalo. O empregador garante que o programa seja efetivamente implantado (item 7.4.1, alínea "a"). Controlar vencimentos é a parte administrativa dessa implantação.

a data que manda é a do exame clínico

A alínea "b" do mesmo inciso completa: para os demais empregados, o exame clínico é feito a cada dois anos. Duas consequências práticas. A primeira: a contagem parte da data do último exame clínico, e não da data em que o ASO chegou à pasta. A segunda: o intervalo pode ser menor para um trabalhador específico, a critério do médico — e a planilha recebe esse intervalo sem receber o motivo, que é informação clínica e fica no prontuário.

Não há, no texto da NR-07, tolerância escrita para o exame clínico periódico. A única janela de antecipação ou adiamento está no item 7.5.13: até 45 dias, a critério do médico e com justificativa técnica, só para os exames dos Quadros 1 e 2 do Anexo I. Ela não serve para regularizar o clínico que atrasou.

o complementar tem calendário próprio

O exame clínico é uma coluna; cada exame complementar com intervalo diferente é outra. O exemplo mais comum na indústria é a audiometria, que o Anexo II manda realizar, no mínimo, na admissão, anualmente e na demissão (item 4.1 do anexo). Um trabalhador exposto a ruído numa função com clínico bienal tem, portanto, dois vencimentos por ano diferentes. Uma coluna só esconde um deles.

as colunas mínimas, com o item de cada uma

• Nome, função e setor — conferidos com o inventário do PGR, porque o PCMSO é elaborado a partir dos riscos que o PGR identificou e classificou (7.5.1).
• Data do último exame clínico — o marco da contagem (7.5.8).
• Intervalo definido no PCMSO — 12 meses, 24 meses ou o intervalo menor indicado pelo médico (7.5.8, II).
• Próximo vencimento — a soma das duas colunas anteriores.
• Complementares e respectivos intervalos — a partir do planejamento de exames do PCMSO (7.5.4, alínea "b").
• Aptidão específica exigida — trabalho em altura (NR-35, 35.4.4.1) e espaço confinado (NR-33, 33.5.19.2) precisam estar consignados no ASO (7.5.19.2).
• Data da convocação — o prazo de antecedência é escolha da empresa; o importante é que ele seja fixo e registrado.
• ASO disponibilizado ao trabalhador em — a data e a referência da prova de entrega.

a coluna que falta em quase todas

A palavra que decide é comprovadamente. Uma planilha que marca "exame feito" e para ali controla a metade da obrigação. A última coluna — quando e como o ASO chegou ao trabalhador — é a que responde a pergunta de uma fiscalização. Ela conversa com outro dever, o de informar ao trabalhador os resultados dos exames a que ele foi submetido (NR-01, item 1.4.1, alínea "b", inciso III).

os exames que não estão no calendário

Quatro dos cinco exames obrigatórios do item 7.5.6 não seguem data fixa: dependem de um evento que o RH conhece antes de qualquer outra pessoa. A planilha precisa de um campo para eles, ou de uma aba separada.

• Admissional: antes que o empregado assuma suas atividades (7.5.8, inciso I).
• Retorno ao trabalho: antes de o empregado reassumir as funções, após ausência de 30 dias ou mais por doença ou acidente, ocupacional ou não (7.5.9).
• Mudança de risco: antes da data da mudança (7.5.10). A troca de nome do cargo sem troca de risco não aciona esse exame; a transferência de setor com risco novo aciona.
• Demissional: em até 10 dias contados do término do contrato. O item 7.5.11 traz uma exceção ligada à data do exame clínico mais recente — 135 dias para organizações de grau de risco 1 e 2, 90 dias para grau de risco 3 e 4 —, e a planilha é o lugar natural para conferir essa data antes de agendar.