Prazos de guarda em SST: o quadro de 2 a 40 anos nas NRs

Quem monta a rotina de arquivo de uma empresa descobre rápido que não existe "o" prazo de guarda de SST. Existem vários, escritos em normas diferentes, com palavras diferentes ("mantido", "arquivadas", "à disposição") e com marcos de contagem diferentes. Este quadro reúne os que as NRs escrevem com número de anos, do mais curto ao mais longo, cada um com o item que o sustenta. Leis trabalhistas e previdenciárias têm prazos próprios e ficam fora desta página, que descreve apenas o que as normas regulamentadoras dizem.

o quadro

Dois detalhes do quadro importam mais do que parecem. O primeiro: a coluna "marco escrito" está vazia na maioria das linhas. Onde a norma escreve o marco (desligamento, término da ocupação, fim da validade do curso), a contagem é segura. Onde não escreve, a empresa precisa escolher e registrar o critério, por exemplo a data de emissão ou de encerramento do documento, e usar sempre o mesmo. O segundo: os prazos de 20 anos são três e de natureza diferente, o do prontuário, o do histórico do inventário e o da AET.

os cinco textos que mais pesam

Repare no lugar: "no estabelecimento". Documento da comissão que fica só na sede ou na nuvem de consultoria não cumpre a letra do item para o estabelecimento que tem CIPA. O conteúdo da pasta e o que a comissão pode requisitar estão em documentação da CIPA: cinco anos e o que a comissão pode requisitar.

A PET tem uma segunda exigência que o quadro não mostra: durante os cinco anos, ela precisa estar disponível aos trabalhadores quando solicitada. Arquivo morto fechado a chave, sem quem o abra, não atende ao 33.5.9.1. Note também que o item 33.5.9 não usa a palavra "mínimo", diferente do da CIPA.

O 7.6.1.1 já carrega a remissão ao anexo, e o Anexo V a exerce: o mesmo prontuário, conforme o trabalhador, tem prazo de 20, de 30 ou de 40 anos. Quem guarda tudo "por vinte" precisa cruzar a lista de expostos do PGR com o arquivo. O raciocínio de qual prazo vale quando o trabalhador cai em mais de uma regra, e o que muda com a troca do médico, está em prontuário médico: vinte anos e a transferência.

O terceiro prazo de vinte anos é o do histórico do inventário de riscos (item 1.5.7.3.3.1 da NR-1, "ou pelo período estabelecido em normatização específica"). Os dois pedem o contrário do que o hábito faz: guardar a versão anterior em vez de salvar por cima. Em ambos, quem compra o serviço de uma consultoria precisa ter cópia própria, porque o prazo é da organização.

o que o quadro não diz

Ausência de número no quadro não significa ausência de dever de arquivar. O item 1.7.3 da NR-1, por exemplo, manda disponibilizar o certificado ao trabalhador e arquivar uma cópia na organização, mas o próprio item não traz número de anos. O item 35.3.1, alínea "j", fixa cinco anos para a documentação do trabalho em altura "exceto se houver disposição específica em outra Norma Regulamentadora", e por isso é o prazo de partida, e não necessariamente o final. E o quadro só reúne o que se encontrou com número de anos nas NRs consultadas: norma específica do seu setor pode ter prazo próprio.

Para o que fazer quando a empresa encerra, veja empresa encerrada: quem guarda o acervo de SST. Para o meio digital, guarda digital de documentos de SST.

como usar o quadro na rotina

• Escrever, na folha de rosto de cada documento, o prazo, o item e a data-limite calculada.
• Separar o prontuário por grupo de exposição (comum, radiações, cancerígenas) em vez de um prazo único.
• Manter a documentação da CIPA no estabelecimento, e a PET acessível ao trabalhador que pedir.
• Guardar a versão anterior do inventário, e não só a atual.
• Registrar o critério de contagem onde a norma não escreve o marco.