PCMSO digital: ASO, prontuário e guarda em meio eletrônico

Procura-se "saúde ocupacional digital" e o que se encontra é oferta de software. A pergunta que a norma responde é outra: o que, no programa médico, pode viver em meio eletrônico, e com que condições? A NR-07 não tem um capítulo sobre isso. A resposta está espalhada em quatro pontos da própria norma e em um capítulo da NR-01, e este artigo junta os cinco.

o ASO: disponibilizar com prova, papel só se pedirem

Duas ideias convivem no item. A primeira é disponibilizar com comprovação: o que a norma cobra é a prova de que o empregado teve acesso ao ASO, e não a forma em que ele foi entregue. A segunda é que o meio físico existe como direito do empregado, quando ele pedir, e não como regra de partida. Um sistema que entrega o ASO por aplicativo ou por e-mail e guarda o registro do acesso trabalha na direção do item; um sistema que não consegue imprimir quando o trabalhador pede, não. O artigo sobre as duas vias do ASO mostra que outras normas pedem formato diferente, e o programa precisa atender a mais exigente das que valem para a atividade.

a assinatura do médico: a NR-07 exige, mas não define a forma

O ASO precisa da assinatura do médico que examinou, com data e número de registro. O que a NR-07 não traz é uma regra própria sobre como essa assinatura se faz num documento eletrônico: em busca no texto da norma, corpo, anexos e glossário, não aparecem as expressões "ICP-Brasil", "assinatura eletrônica" ou "certificado digital". Quem fixa uma regra para documento digital de SST é a NR-01, como se vê adiante. A comparação entre as modalidades de assinatura está em três regimes para a assinatura em documento de SST.

o recibo do exame complementar: o mesmo raciocínio

Aqui o dever é da organização, e o desenho é o mesmo do ASO: o recibo pode nascer em meio eletrônico e vira papel a pedido do empregado.

o prontuário: a porta aberta e a condição

A norma autoriza e remete. As exigências do conselho profissional não estão no acervo das NR e não são reproduzidas aqui; quem implanta prontuário eletrônico precisa conferi-las na fonte, no texto vigente do próprio conselho. O que a NR-07 acrescenta é o prazo e o dono da guarda:

A guarda é da organização, e vinte anos atravessam várias gerações de sistema. O detalhe do marco de contagem está em o artigo sobre guarda, transferência e prontuário eletrônico.

as imagens: o único trecho da NR-07 que descreve formato digital

O Anexo III trata do raio X de tórax para a classificação da OIT e é o único ponto da norma que entra em detalhe técnico sobre arquivo digital:

Dois recados práticos. O arquivo digital precisa vir com o visualizador, porque imagem sem programa para abri-la não é guarda de nada. E a guarda tem responsável definido: o item 2.14 manda definir e documentar quem guarda, e o item 2.15 aponta o médico responsável pelo PCMSO ou, havendo serviço próprio de radiologia, o responsável por esse serviço. O tempo de guarda segue o da própria NR-07 (item 2.16 do Anexo).

o que a NR-01 acrescenta para qualquer documento do programa

A regra geral do documento digital de SST está no capítulo 1.6 da NR-01. Ela vale para o PCMSO como para qualquer documento previsto nas NR:

O item 1.6.3.1 repete o certificado ICP-Brasil para o processo de digitalização de documento físico, e o item 1.6.5 garante à Inspeção do Trabalho acesso amplo e irrestrito aos documentos digitais. O artigo sobre a guarda digital de documentos de SST detalha os cinco atributos que o 1.6.4 lista.

resumo: onde cada documento do programa fica

perguntas para fazer ao fornecedor do sistema

• O sistema registra quando e por quem o ASO foi acessado, de modo a servir de prova de disponibilização?
• Dá para imprimir o ASO e o recibo na hora, quando o empregado pedir?
• O prontuário atende às exigências vigentes do conselho de medicina, e há documento do fornecedor dizendo como?
• Se o contrato acabar, a organização recebe os prontuários em formato legível, e por quanto tempo o fornecedor os mantém? A guarda de vinte anos é da organização, não do fornecedor.
• Como se verifica, daqui a vinte anos, que o documento é autêntico e íntegro?